تحول سازمانی با نرم افزار جدید Workplace Analytics مایکروسافت

مایکروسافت به تازگی خبر از ارائه نرم افزاری داده که مراحل تست بتای خود را نیز پشت سر گذاشته و به مدیران سازمان ها و سرپرستان تیم های کاری و کارکنان آنها کمک می کند تا با مدیریت، کنترل و یادگیری بهره وری زمان انجام کار، وظایف خود را بهتر انجام دهند. این نرم افزار Microsoft Workplace Analytics نام دارد که به صورت یک افزونه بر روی نرم افزار آفیس ۳۶۵ قابل نصب خواهد بود.

در توضیحات آقای آلیم رایانی، یکی از مدیران بخش آفیس ۳۶۵ مایکروسافت اینطور عنوان شده که نرم افزار جدید در واقع نسخه به روز شده نرم افزار قبلی شرکت به نام MyAnalytics بوده که از توسعه نرم افزار یک شرکت نوپا در سیاتل آمریکا به نام ولومتریکس که در سال ۲۰۱۵ توسط مایکروسافت خریداری شد، بوجود آمده است. این نرم افزار با دریافت اطلاعاتی نظیر زمان صرف شده برای ایمیل ها، مدت زمان صرف شده در جلسات و همچنین ساعات اضافه کار به افزایش بهره وری سازمانی و اثربخشی کارکنان کمک شایانی می کند.

دلیل انتشار این نرم افزار سازمانی از سوی مایکروسافت چیست؟

نتایج تحقیقی که اخیراً  در شرکت  فارستر و به سفارش مایکروسافت انجام شده نشان می دهد که  اولویت سازمان ها در سال های آتی افزایش بهره وری و اثربخشی کارکنان خواهد بود. همچنین بر اساس این تحقیق بسیاری از سازمان ها از عدم وجود نرم افزاری جامع  برای تفسیر داده های سازمانی جهت بهبود عملکرد و بهره وری گله مند بوده اند. بنابراین لزوم ارائه این نرم افزار توسط شرکت بر پایه یک تحقیق جامع و نیازسنجی بازار بوده است و معنی آن این است که مایکروسافت در مواجهه با مشتریان سازمانی بسیار هوشمند و دقیق عمل می کند.

البته ممکن است برای برخی از افراد چنین کنترل هایی از سوی سازمان ها به عنوان رویکردی تهاجمی و نامطلوب تعبیر شود اما مایکروسافت در پی توسعه نرم افزاری بوده که نه تنها بهره وری و اثر بخشی کارکنان افزایش یابد بلکه به رضایت کارکنان و آرامش آنها در انجام شرح وظایفشان منجر شود. چرا که به صورت سنتی ممکن است کارکنان زمان زیادی را صرف اموری کنند که نتیجه آن کاهش احساس رضایت از زمان انجام کار باشد.

همانطور که گفته شد مایکروسافت مراحل تست بتای این نرم افزار را انجام داده و بازخورد های مورد نیاز را از  شرکت های جانسون اند جانسون، پی پال، فردی مک و سی بی آر ای دریافت نموده است. به عنوان مثال نتیجه به کارگیری این نرم افزار در شرکت بزرگ املاک سی بی آر ای جلوگیری از هدر رفت زمان کاری ۱۲۰۰ کارمند به میزان ۱۰۰ ساعات در هفته بوده که  علاوه بر بهبود عملکرد سازمان در مواجهه با مشتریان و کاهش هزینه های شرکت در مدیریت زمان، در ایجاد احساس بهتر در کارکنان اثرگذار بوده است.

فرآیند بکارگیری نرم افزار

مرحله اول – تعریف مشکل: گام اول فهم مشکل سازمان در تخصیص زمان به کارها و تعیین داده های مورد نیاز جهت حل مشکل خواهد بود.

مرحله دوم – کشف و بررسی: تعیین اندازه و ابعاد مشکل و اینکه کدام یک از بخش های سازمان درگیر این مشکل هستند در این مرحله انجام می گیرد.

مرحله سوم – تشخیص ریشه مشکلات: در این مرحله و پس از شناخت گروه های کاری مرتبط با مشکل، تحلیل گر سازمان برنامه مدیریت تغییرات را ارائه خواهد کرد.

مرحله چهارم – اجرای تغییرات: برنامه اقدام و استفاده از ابزار Workplace Analytics برای تغییر در زمان انجام کارها در این مرحله انجام می شود.

مرحله پنجم – اندازه گیری اثرات تغییر: پس از به کارگیری نرم افزار و ایجاد تغییر، کاهش زمان صرف شده برای جلسات کاری، بررسی و پاسخگویی به ایمیل ها و زمان صرف شده پس از اوقات کاری برای انجام امور محوله همه و همه با قبل مقایسه شده و بهبود بهره وری، اثربخشی و همکاری کارکنان در انجام امور محوله اندازه گیری می شود.

بنابراین این نرم افزار به مدیران، سرپرستان گروه و اعضاء تیم های کاری اجازه می دهد که پس از تجزیه و تحلیل داده ها، برای بهبود عملکرد سازمان برنامه ریزی نمایند.

8 پست

محسن عطاالهیکارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه، علاقه مند به مایکروسافت